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Nota publicada en Énfasis Logística

Por Martín Vicencio, Sales Argentina y Chile en BW Comunicación Interna

Presenciales, al aire libre, de día y con actividades que generan integración y promover los vínculos duraderos: los eventos que anfitrionan las empresas.

Después de mucho tiempo y tanta virtualidad, desde los sectores de RRHH y de Comunicación Interna de las empresas empiezan a pedir presupuestos y evaluar opciones para organizar de manera de presencial la fiesta de fin de año y otros eventos.

Las grandes y medianas compañías ya se animan a anticipar jornadas que tienen como objetivo principal que los equipos de trabajo se  entretengan y la pasen bien, pero además que se conozcan entre ellos, circulen ideas y se vinculen de otra manera. Las propuestas comienzan a programarse para diciembre, con brindis para despedir el año incluido, aunque no son pocas las empresas que se anticiparon y festejaron, por ejemplo, el día de la primavera con un after office en una terraza. Algunos suman  la celebración del fin del 2021 a un evento especial; en ocasiones, el primero desde 2020. Siempre hay una excusa o un motivo convocante. Lo importante es romper el hielo y reencontrarse de una manera más cercana y real. 

La necesidad de la gente estaba latente: durante todo el año, en las encuestas relevadas venía apareciendo con intensidad la manifestación de volver a verse cara a cara, sin pantallas. Si bien para alguien quizás no resulta tan cómodo, y a veces tantos meses de trabajo remoto pueden generar cierta reticencia a la hora de pensar en asistir a un encuentro presencial, incluso también hay cierto temor, las encuestas muestran la importancia que los colaboradores le otorgan a la posibilidad de verse cara cara. El home office es muy valorado pero en cuanto aparece la opción de un encuentro presencial, y mucho más si está relacionado a un festejo, la gente se entusiasma y se suma enseguida.

El gran cambio comenzó en agosto y cobra cada vez más fuerza. ¿Por qué?: en parte porque los líderes y gestores de comunicación de distintas industrias comenzaron a dar respuesta a esta necesidad, aprovechando el contexto de merma de casos y nivel de contagio. Y lo bien que hacen. Porque estos espacios de encuentro generan beneficios esenciales tanto para colaboradores como para las empresas.  Los colaboradores lo valoran, se sienten reconocidos y perciben la acción como un beneficio, como un mimo destacable. La organización, por su parte, es consciente de cuánto ayuda un evento a fidelizar e identificar al equipo con la firma.

No sólo es un evento 

Durante el tiempo de pandemia, puertas adentro de las compañías y organizaciones, ocurrieron muchos cambios: hubieron rotaciones e  ingresos de nuevo personal; los equipos se agrandaron; algunos roles se transformaron. Gran parte de estas personas empezaron a trabajar sin haberse visto nunca de manera presencial, el vínculo se armó a través de la virtualidad y enseguida mostró sus fisuras. Quedó demostrado que no es lo mismo el “face to face” que conversar pantalla por medio, incluso a través de una plataforma colaborativa diseñada para crear interacción.

Los especialistas creemos que un equipo suele lograr mejores resultados y los lazos se fortalecen a través del encuentro en un mismo espacio físico. Además, las empresas se dieron cuenta de cuánto valor tiene la presencialidad en pos de fidelizar y transmitir su cultura organizacional, la misión, sus valores y objetivos.

Los encuentros más buscados 

¿Pero qué características adoptan las fiestas, eventos y jornadas en la nueva normalidad?, ¿cuáles son las propuestas más convocantes?. Cada momento tiene su fiesta. Así como el regreso a la presencialidad laboral empieza a darse de manera paulatina e inteligente, los nuevos eventos que comienzan a demandar poco a poco las empresas también tienen sus particularidades, sus reglas y códigos. La pandemia dejó su huella. 

Mejor al aire libre, de día y con protocolo. El evento de noche, en un salón cerrado, con cena, música y sorteos dejó de ser tendencia. Era esperable. Las fiestas o jornadas a la tarde o a la mañana, que involucran un almuerzo, un desayuno, un brunch (o todo eso junto) y en un espacio abierto y natural son las propuestas más pedidas en lo que va del último semestre del año. La alternativa sintoniza con el inicio de las temperaturas más agradables que propician el disfrute del sol y el verde. También ganan, los planes en terrazas, patios o balcones importantes. Todo depende de las variables: cantidad de invitados, posibilidades espaciales o lineamientos de la empresa. A veces hay carpas, silloncitos o livings agrupados con diferentes temáticas.  Si es una estancia o quinta, las propuestas pueden incluir una bicicleteada, algún partido de fútbol o un plan con pileta.

Las propuestas se adaptan al estilo de la empresa y la creatividad hace lo suyo. Con imaginación y estrategias probadas, se arman opciones atractivas, incluso, para exteriores acotadísimos o espacios semi cerrados. El límite, claro, es el cumplimiento del protocolo y la seguridad, que siempre se busca garantizar.

La ambientación expresa identidad

La disposición y elección de los recursos visuales forman parte del sentido comunicacional que se quiere transmitir. Sabemos que todo comunica y siempre estamos dando un mensaje.

En general, es ideal que en el evento haya algún tipo de banner o pantalla con el logo de la marca o empresa anfitriona porque ayuda a generar sentido de pertenencia. El espacio de juego y recreación se acompaña con banderas o guirnaldas de colores. 

Si bien no hay límites para intervenir los rincones, una de las premisas antes de hacer cualquier acción es mantener una identidad clara y alineada con la cultura de la empresa. La coherencia visual y comunicacional es fundamental.

Juegos y actividades con propósito

En las jornadas, fiestas o eventos cada acción está pensada para promover la integración del equipo: la búsqueda tiene que ver con poder tener una mirada distinta del otro, salir del propio rol para encontrarse en un espacio en el que somos todos iguales, somos personas a las que nos pasan cosas similares. Se trata de generar actividades que faciliten que la gente realmente se encuentre con otro que trabaja en su misma área, más allá de la posición o rol que tenga esa persona en la empresa.

Se intenta lograr un buen clima laboral que se sostenga en el tiempo, a través de relaciones duraderas. Cuando un equipo se conoce y está integrado, las empresas logran mejores resultados laborales.

Tanto en las jornadas de integración como en las fiestas de fin de año, que suelen orientarse un poco más a lo festivo, puede haber sorteos, actividades de trabajo en equipo, juegos interactivos o trivias. Se hacen actividades para romper el hielo a través de lo lúdico. Puede haber una suerte de olimpiada no convencional, con una serie de cuatro u ocho desafíos.

Es muy gratificante que siempre se generen expectativas en relación con lo que va a ir pasando en la jornada y ese suspenso contribuye también a lograr los resultados buscados: festejar y divertirse a la vez que el trabajo en equipo y la cultura organizacional se fortalece y expande.

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