Con varias empresas implementando el teletrabajo y la modalidad mixta, las instancias formales e informales presenciales pasaron a ser fundamentales para mejorar fortalecer lazos, agilizar la comunicación y empaparse de la cultura de la empresa. A continuación, consejos para sacarles provecho.

Publicado en América Economía

Durante la Semana Santa, un martes 12 de abril, alrededor de 50 colaboradores de la startup Justo, donde se aplica una modalidad de trabajo híbrida, se reunieron en sus oficinas en la comuna de Providencia, en Santiago de Chile, para realizar una búsqueda de huevos de chocolate. Fue así como tras entregar las pistas para encontrarlos, comenzaron a buscarlos en distintos lugares: debajo de las sillas, en los escritos y hasta entremedio de las plantas, entre otros. Y lo curioso es que no se trata de la primera ni última instancia informal que organizan en la compañía para desestresar a los trabajadores y permitirles compartir y salir un poco de la rutina.

“Tenemos actividades de team building con los equipos, además de otras semestrales a nivel empresa, como ir a un Escape Room, lo que permite compartir en grupo fuera de la rutina laboral. Siempre estamos muy atentos a lo que están necesitando nuestros equipos”, explica Cecilia De Barbieri, gerente de Cultura y Desarrollo Organizacional en Justo, startup chilena de reparto de restaurantes y comercios.

Efectivamente, las empresas están aprovechando los encuentros presenciales para mantener una cultura organizacional positiva y generar un mayor engagement con la empresa, dejando de lado la idea de replicar las dinámicas que se realizan en formato virtual o que los colaboradores solo vayan a las oficinas a sentarse en sus escritorios establecidos sin interactuar con el resto.

“Si una persona va a la oficina para poder estar solo en una sala conectado virtualmente no hay un impacto. El trabajo remoto e híbrido nos ha permitido la factibilidad de realizar nuestro trabajo desde cualquier lugar y podemos dejar la presencialidad para instancias diferentes”, dice De Barbieri.

Bárbara Barreriro, jefa de Capacitación de la agencia y consultora argentina especializada en comunicación interna BW, agrega: “En el mundo virtual es más fácil conectarse, pero también desconectarse. En lo presencial, es difícil levantarse e irse sin dar una explicación, porque debes estar ahí obligatoriamente. Lo positivo, es que al estar presencialmente, participas en una especie de ritual: encontrarse y trabajar sobre la identidad de ese grupo”.

Además, para varios jefes es clave poder ver cómo los colaboradores trabajan individual y colectivamente, y así darse cuenta de su situación anímica y psicológica de estos, lo que permite prestarles mayor atención.

“Cuando estás físicamente con la otra persona, estás compartiendo el mismo contexto, lo que nos permite focalizar nuestra atención. En cambio, en la virtualidad estás compartiendo otro contexto físico y las otras personas sólo perciben el rectángulo de la pantalla”, comenta Barreriro.

De ahí que sea necesario complementar la comunicación virtual con encuentros físicos que permitan una comunicación fluida y, de paso, mejoren la salud mental. En aquellos casos donde se plantea un modelo de trabajo híbrido de 2 x 3, dos días presenciales y tres días en formato virtual, por ejemplo, “se busca tener reuniones presenciales con los equipos con los que uno está participando en proyectos, con los que tiene que tomar decisiones y ver juntos una misma realidad para distribuir tareas, responsabilidades y definir prioridades”, comenta Juan Pablo Sanguinetti, country manager de Whalecom Perúempresa de consultoría especializada en procesos de gestión del cambio y en el desarrollo de individuos.

Pero también se intenta que los colaboradores vayan a la oficina para que tengan momentos para socializar. En Rankmi, empresa que ofrece una plataforma para automatizar todos los procesos de Gestión de Personas y que cuenta con una modalidad de trabajo mixta, llevan a cabo una vez al mes en sus oficinas lo que denominan “Culture Day”, instancia voluntaria para los colaboradores en que se anuncia de nuevos ingresos y salidas del equipo, se dan a conocer cumpleaños y los aniversarios en la compañía de cada trabajador. También se mencionan novedades y se realiza una actividad.

De esta forma, afirman, se busca potenciar la cultura y el clima de la organización, además de analizar los niveles de estrés y fatiga laboral.

“Las instancias para socializar sirven no solo para el relajo, sino que además impactan la experiencia de los colaboradores e inciden en su bienestar. Si bien para algunos no es bueno ir todos los días a la oficina, tampoco es totalmente positivo continuar aislados en el hogar”, dice Felipe Cuadra, gerente de nuevos negocios y cofundador de Rankmi.

Planificado y concreto

Una vez que las empresas deciden llevar a cabo instancias presenciales, ya sea reuniones, encuentros sociales o dinámicas grupales dirigidas, existen ciertas pautas que se deben seguir para que estas sean realmente efectivas. Se trata de encuentros que deben tener un valor agregado, ser beneficiosos y planificados, y en el que debe primar el propósito.

Para Jean David Polo, profesor, investigador y consultor del Departamento de psicología en la colombiana Universidad del Norte (Uninorte), “como la mayoría de las reuniones se explayan en diversas cosas más allá del para qué fueron convocadas, haciendo perder tiempo y desmotivando a los trabajadores, es conveniente que sean concretas”.

Es fundamental que antes de todo, “se ponga en agenda este tipo de reuniones para que no quede librado a la disponibilidad momentánea de cada quien. Por eso es conveniente que haya algún ciclo, ritmo o frecuencia de reuniones de las personas en las oficinas”, aconseja Juan Pablo Sanguinetti, de Whalecom Perú.

Es fundamental que se establezca claramente desde el principio el objetivo del encuentro, definiendo qué se debe resolver, quiénes participarán y fijar el tiempo. Se aconseja que también se planifique este momento para que sea agradable para los colaboradores, porque para llegar a la oficina deben invertir tiempo y dinero.

En cuanto la periodicidad para reunirse, “propondría acordar entre todos un encuentro una o dos veces al mes, nunca en los espacios libres de los empleados”, dice Polo.

“Si están en distintos lugares, debería ser por lo menos una vez al mes o si es posible dos. Si tengo a la gente trabajando en un mismo lugar, es conveniente no dejar de verse una vez por semana. También depende de la intensidad que tenga cada equipo. Hay veces en las que se deben hacer muchas porque la situación lo amerita y otras veces no tanto”, complementa Sanguinetti.

Pero, ¿qué pasa con los encuentros sociales dentro de la oficina? En estos casos, se debe incluir momentos de diversión que relajen a las personas y así desapegarse de la intensa dinámica diaria, aunque sea en esas instancias. Incluso, es una buena oportunidad para presentar a los miembros o jefes del equipo que se han incorporado durante la modalidad de trabajo a distancia.

Liberando endorfinas

Una vez que se ha definido lo anterior, las empresas pueden sacar mucho provecho de varios tipos de instancias. Los talleres experienciales, por ejemplo, pueden ser beneficiosos para transmitir conocimiento, porque permiten a las personas apropiarse mejor del aprendizaje. “Hay plataformas y herramientas que permiten una mediación activa de la tecnología. No se trata solo de mostrar videos, sino que las personas tengan una experiencia que las cambie desde el componente afectivo de la actitud”, indica Polo, de Uninorte.

A su vez, las organizaciones también pueden llevar a cabo dinámicas grupales de celebración, aniversario de la empresa o de cumpleaños de los colaboradores. A esto, Sebastián Gorosito, consultor estratégico de Marca Empleadora y Comunicación de BW Comunicación Interna, agrega otro tipo de instancias: “Los encuentros de retrospectiva, para saber qué se ha hecho en ciertos proyectos; de planificación; de cocreación; de open space, espacios en donde todas las áreas pueden participar y poner en agenda temas importantes de la compañía; e instancias de capacitación que son más prácticas”.

Jean David Polo dice que estas deben “generar espacios donde se liberen endorfinas, para que las personas se sientan mejor. En el mismo sentido, apostar a que la gente desea estar bien y que los otros lo están, reconociendo y trabajando en las emociones que generan esto”.

Cuando son encuentros sociales, Cuadra, de Rankmi, recomienda “crear concursos para premiar a los colaboradores y tener instancias de esparcimiento donde tengan la posibilidad de interactuar con personas que no sean de sus mismos equipos, etc. La idea es garantizar una experiencia positiva para las personas”.

Finalmente, las empresas tienen el desafío de entender que estos encuentros deben tener un valor agregado que permita fortalecer los lazos en los equipos y agilizar la comunicación, donde las personas se empapen de la cultura de la empresa.

“El clima no se construye a través de discursos, sino a través de acciones, por eso, las promesas se deben reflejar en el día a día y más en esos encuentros que nos sacan de la comodidad de nuestro hogar y cambian la rutina diaria”, indica Gorosito.