La gestión efectiva del tiempo se ha vuelto cada vez más importante. Cuáles son los beneficios y las prácticas simples para llevar a cabo. Guadalupe Díaz, nuestra líder de Consultoría y Agencia da sus recomendaciones para mejorar la atención y la organización en el trabajo.
La gestión del tiempo en el trabajo es la habilidad de organizar y planificar las jornadas para alcanzar objetivos de forma eficiente y eficaz. Se trata de utilizar las horas de trabajo de la manera más productiva posible, sin sentirte abrumado o estresado.
La manera en que gestionamos el tiempo incide directamente en nuestros resultados laborales: dominar esta habilidad permite realizar tareas más rápido, reducir el estrés y alcanzar un equilibrio saludable entre la vida personal y laboral.
Pero, ¿cómo se logra? Hay varias estrategias para aprender a hacer un buen uso del tiempo y aumentar el desempeño.
“Para minimizar las distracciones y mantener el enfoque en las tareas importantes es fundamental seguir un proceso estructurado que comience con la priorización de las tareas en función de su relevancia y urgencia. Una vez que se han identificado, se puede optimizar el enfoque al automatizar las tareas repetitivas”, explica Nicolás Benenzon, CEO de Humand, plataforma de Recursos Humanos, Cultura y Comunicación Interna.
¿Qué se puede hacer para gestionar bien el tiempo?
Planifica tu día
“Una estrategia fundamental es la priorización de tareas basada en su urgencia e importancia. Si la persona no planifica, y además, no sabe cómo establecer prioridades, posiblemente estará con sus días completos de tareas que le consumen energía, dinero y recursos”, comenta Daniel Colombo, master coach ejecutivo.
Mantener una planificación diaria y semanal es esencial: dedicar unos minutos para detallar las tareas más importantes, así como las que se pueden delegar, te ayudará a gestionar tu trabajo y marcarán la diferencia.
Organizá tus tareas
Una técnica clave en la gestión del tiempo es una correcta organización. En ese sentido, las herramientas de organización como agendas, calendarios, aplicaciones y listas de tareas, se vuelven fundamentales. Además, es importante enfocarse en una tarea a la vez para aumentar la productividad.
“Es necesario frenar con el multitasking: está comprobado que no se es más eficiente con el multitasking, ya que lo único que conseguimos es menos rendimiento y más errores. El tiempo que le lleva a nuestro cerebro entrar y salir de cada tema en poco tiempo hace que nos cueste más enfocar nuestra atención”, señala Guadalupe Díaz, líder de Consultoría y Agencia de BW Comunicación Interna.
Establecé objetivos
Colombo destaca la importancia de establecer objetivos claros y realistas a corto y largo plazo, así como desglosarlos en tareas más pequeñas y manejables. Este proceso de pequeñas metas nos permite tener más disposición positiva a encarar las tareas, ya que no hará falta procrastinarlas.
Además, delinear objetivos muy ambiciosos y difíciles de alcanzar pueden tener un impacto negativo en tu productividad, motivación y bienestar.
Tomá descansos
Al contrario de lo que muchas veces se cree, no tomar pequeños descansos durante la jornada laboral puede ser contraproducente. Es necesario establecer pausas cortas que permitan recargar energías y descansar la mente para mantener la concentración y la productividad.
En ese sentido, una herramienta que puede ser útil es la llamada “Técnica Pomodoro”, que consiste en trabajar por bloques de tiempo (por ejemplo, 25 minutos) seguidos de breves descansos.
Hacé una autoevaluación
Cabe destacar que no hay técnicas 100% efectivas: cada persona deberá encontrar cuál se ajusta mejor a sus necesidades, su personalidad, y al tipo de trabajo que deba realizar. Para eso, evaluar periódicamente la eficacia de las estrategias utilizadas puede ser una buena manera para aprender a gestionar correctamente el tiempo y ajustar tus técnicas en caso de que lo creas conveniente.
Equilibrio entre el trabajo y la vida personal
El equilibrio entre el trabajo y la vida personal es fundamental para el bienestar y la felicidad. Para lograrlo es necesario establecer límites claros, definir horarios de trabajo específicos y respetarlos, así como planificar y priorizar momentos de descanso y actividades recreativas o familiares.
“Estamos en un tiempo vertiginoso donde se vuelve esencial tomar consciencia de los efectos para la salud mental y emocional, si no frenamos a tiempo. El padecimiento creciente de patologías de salud mental, como el Síndrome de Burnout afectan hoy a más de 50% de la población”, concluye Colombo.