Redes internas de comunicación hay montones. El desafío de muchas empresas es lograr que sus colaboradores usen estas plataformas para conectarse en el modelo de trabajo híbrido.
Sin repetir y sin soplar: ¿cuántas plataformas se usan hoy en una empresa para la comunicación interna? Workplace, Teams, Humand, Viva, Workvivo, Slack, Zoom… y así podríamos seguir. La pandemia se fue y algunos cambios se quedaron, de forma poco planificada y con mucho “prueba y error”. Pero, a veces, no alcanza con la buena voluntad o la incorporación de tecnología.
¿Cuál es el rol de los líderes en el éxito de este reto?
Estamos hiperconectados y, a la vez, seguimos humanamente desconectados. En un contexto laboral híbrido muchas compañías registran un descenso de efectividad en la comunicación entre colaboradores. Y esto impacta en la productividad. ¿Cómo mejorar la calidad de vínculo de las personas que trabajan en distintos lugares, horarios y modalidades?
Según el informe de Gallup ‘The State of the American Workplace’, 2020 las empresas mejor conectadas a través de un buen ecosistema digital interno:
Son un 17% más productivas.
Tienen un aumento del 21% en rentabilidad.
Tienen un 40% menos de rotación.
A su vez, en el Diagnóstico de Comunicación Interna 2023 que realizó BW entre más de 600 referentes del área de comunicación interna de más de 500 empresas en México, Colombia, Chile, Ecuador, Perú, Paraguay, Uruguay y Argentina, se vio reflejado cómo estas plataformas fueron ganando espacios en las organizaciones. Según este informe pasaron a ser el tercer canal más utilizado en las organizaciones. Si en el 2017, los canales eran: email (91%), carteleras (73%) e intranet (66%), en el 2023 los más utilizados son: email (84%), WA- mensajería instantánea (63%) y plataformas abiertas de comunicación (62%). Quienes lideran equipos se preguntan cómo hacer para mantener conectadas de forma significativa a personas que muchas veces ya no se cruzan ¡ni se cruzaron alguna vez! en un pasillo.
Las plataformas abiertas que coexisten en una misma compañía, sumada a la dificultad por definir para qué se usa cada una y otros factores, atentan contra la comunicación significativa entre colaboradores. A la hora de pensar, entonces, una solución a este reto, proponemos responder este breve cuestionario:
¿Cuál es la plataforma adecuada para mi empresa?
No existe la plataforma ideal y universal para todas las empresas. Pero sí la más adecuada para cada una. Un buen abordaje para el análisis es considerar que las plataformas de comunicación suelen cubrir 3 grandes temas:
La comunicación propiamente dicha: en todos sus niveles: de la empresa a la gente, de la gente a la empresa, entre equipos, de un líder a su equipo, entre individuos.
La colaboración: todo aquello que permite trabajar colaborativamente y compartir conocimiento.
Los servicios: las acciones de RRHH que puedan resolverse desde la misma plataforma, desde la gestión de los reconocimientos hasta temas administrativos, desde el onboarding y los beneficios hasta la capacitación.
Diferentes plataformas son más fuertes en alguno de estos tres aspectos. Preguntarnos cuál de ellos es el más relevante para nuestra empresa, es un primer paso para empezar a inferir cuál será la opción más adecuada. Adicionalmente, algunas preguntas que pueden ayudar a definir el tipo de plataforma conveniente para la tuya y algunos ejemplos de dolores alineados a las preguntas:
¿Cuáles son los tres principales dolores en la comunicación interna de la organización?
Falta de conexión entre todos.
Falta integrar a la gente de planta.
Falta que los líderes estén más presente.
Escasa colaboración.
Dificultad para transmitir cultura.
Falta de métricas.
No se leen las campañas internas (clima, seguridad, beneficios, etc.)
¿Cuáles son los tres principales dolores de tu negocio?
Poca innovación.
No llegan las ideas de la gente que está en contacto con el cliente.
Falta crecimiento en ventas.
Se pierden oportunidades de negocio.
Invisibilidad de los proyectos y resultados.
¿Cómo es el perfil de tu público?
Definir franja etaria.
Tener en cuenta locaciones y la dispersión geográfica.
Hábitos comunicacionales en su día a día.
¿Es una cultura abierta a la comunicación?
Cultura de carácter más abierta.
Cerrada.
Formal.
Secretismo.
¿Cuáles son los principales dolores en cuanto a las plataformas que tenés?
En esta instancia será necesario analizar el ecosistema digital actual y evaluar cuán útil y eficiente es para el personal. En general el ecosistema digital de las empresas no fue diseñado estratégicamente, es simplemente una acumulación de herramientas digitales, y una plataforma de comunicación adecuada puede resolver en gran medida los problemas que trae esta falta de planificación estratégica.
Para concluir
A la hora de encarar un proceso de diagnóstico y definición de plataforma es fundamental tener en cuenta quién está pidiendo esta solución. ¿La solicitud viene del área de comunicación, recursos humanos o IT? Si lo hace una área determinada, sus necesidades, seguramente, serán diferentes a las de las otras.
Nuestra postura es que debería ser un equipo integrado, al menos, por estas tres áreas. Es decir, un proyecto donde confluyan las miradas y los expertises de todos. A su vez, lo ideal es que sea un proyecto estratégico que cuente con apoyo político de la alta dirección. Sin compromiso de los líderes, es muy difícil que la gente termine adoptando una nueva plataforma para vincularse con sus pares, por más buena que ésta sea. El éxito o fracaso, entonces, depende en gran medida de este aval.